原创 外贸情报局局长 外贸情报局局长 2024-01-11 10:13 江西
外贸出口流程是指外贸出口工作人员在出口工作中所进行的一系列活动的有序组合，包括报价、订货、付款方式、备货、包装、报检、报关、装船、提单、交单和结汇等环节。
具体来看看下面流程简图
一、客户询盘和报价
客户发来询盘,要求报价。业务人员根据客户的询盘要求(产品规格、数量、交期等)进行报价。
二、进行洽谈：
进行商务洽谈，明确双方的需求和条件。
询问客户以前有没有从中国进口过，目的港是哪个港口。
运输方式，海运，空运或快递。交易方式，交货期，样品费用和运费等。
三、得到订单
经过洽谈确认订单，客户会要求卖方制作一个Proforma Invoice（简称PI），形式发票，亦称预开发票，是在没有正式合同之前，经双方签字或盖章之后产生法律效力的充当合同的文件，形式发票本来只是在客户确认了价格并下了订单之后卖方所做的使对方再次确认的发票，但在没有正式合同之前形式发票即是合同。
形式发票最主要的要列清楚以下几个要约:
1、货物品名、数量、成交价格方式，是FOB、 CFR、还是CIF等，这一点很重要!关系到费用及风险分担的问题.、装运期、运输方式、付款方式、公司的详细的银行资料
以上所列的几点只是一些基本要约，一般小额贸易国外客户是很少签正式出口合同的，形式发票往往就起着约定合同基本内容以实现交易的作用，所以有必要的话要将可能产生分歧的条款一一详列清楚，要买方签回确认条款，以后真正执行合同时便可有所依据。如果是形式发票被利用来做信用证，信用证上的条款便应与形式发票上的一致。
形式发票不是一种正式发票，不能用于托收和议付，它所列的单价等，也仅仅是出口商根据当时情况所作的估计，对双方都无最终的约束力，所以说形式发票只是一种估价单，正式成交发货后还要另外重新缮制商业发票。
四、下生产订单
得到客户的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划，下达生产通知，业务部在确定交货期后，满足下列情况，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。该收款方式风险较大。
五、验货
1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
六、制备基本文件
工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
出口合同（Contract）
商业发票（Commercial Invoice）
装箱单（Packing List）
如果做信用证（L/C），所需出口单据应根据信用证上的要求制作。
七、商检
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
可百度查询国家规定出口必须商检的产品。
八、租船订仓
1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
九、安排拖柜
1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
十、委托报关
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，（报关委托书、箱单、发票、合同、核销单）内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
十一、获得运输文件
1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
十二、准备其他文件
1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。
十三、交单
1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
十四、其他
1．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
2．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
3．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。
这些步骤可能因国家、行业和产品的不同而有所变化，因此在进行出口业务时，需要根据具体情况进行调整。同时，要遵循国际贸易法规，确保合规性。